Hoe manage je een complex bouwproject in een historische binnenstad?
Flexibiliteit, creativiteit, zorgen dat je als bouwteam op koers blijft en ja, ook het goed benutten van je netwerk om te zorgen dat ieder bouwwerk er met de meest geschikte aannemer, installateur en andere specialisten komt: dát is voor complexe bouwprojecten onmisbaar. Hoe dat precies werkt? René van Kooi, senior projectmanager en partner bij Stevens Van Dijck, vertelt erover aan de hand van een prachtige én uitdagende opdracht uit zijn portfolio: Theater aan de Parade in
‘s-Hertogenbosch.
Prestigieus paradepaard voor ‘s-Hertogenbosch
Een niet te missen gebouw is het, daar midden op de Parade in ‘s-Hertogenbosch, onder de rook van de Sint-Jan en in het hart van het historische centrum. Een paradepaardje, zo mag je dit vernieuwde theater gerust noemen. Het ontwerp valt – door de grote, open, glazen puien, een ruime, uitnodigende foyer en hoogwaardige horeca, met een directe verbinding naar buiten toe – meteen op. Sinds december 2023 waren in het nieuwe theater – na ruim drie jaar stilte – weer voorstellingen te zien. dit was een testfase, die ook wij als projectmanagers nauwgezet volgden. Samen met het bouwteam en de technici van het theater hebben wij ervoor gezorgd we dat de laatste kinderziektes uit het gebouw waren verdwenen, vóór de grote, officiële opening op 1 maar 2024.
Beperkte ruimte optimaal benutten
De aanloop naar dit theater was, zo mag je het gerust stellen, lang. Na ruim 12 jaar politieke discussies, plannen maken en mislukte aanbestedingen stemde de gemeenteraad in de zomer van 2018 in met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet voor de ontwikkeling en realisatie van het nieuwe theater. Uitgangspunt was dat het nieuwe theater op de plek van het bestaande theater zou worden gebouwd en dat de bestaande kelderbak zou worden hergebruikt. In de zomer van 2017 kreeg Stevens Van Dijck de opdracht om te toetsen of de plannen voor het nieuwe theater zouden passen bij het door de gemeenteraad vastgestelde budgettaire kader en binnen het vigerende bestemmingsplan. Wanneer je bouwt in een monumentale binnenstad zijn de regels en grenzen vaak strikt. Bijvoorbeeld omdat het gebouw aan drie zijden strak omsloten is door andere bestaande panden. Bouwen in de breedte kon niet, maar bouwen in de hoogte mocht volgens het vigerende bestemmingsplan wél.
Daarnaast heeft een theater specifieke uitdagingen. Vrijwel dagelijks laden en lossen (theater)gezelschappen hier hun decorstukken, attributen en andere zaken die nodig zijn voor de voorstelling. Dat gebeurt, vanwege de driezijdige omsluiting, altijd aan de voorkant. Alleen: volgens de wet moet dat laden en lossen achter gesloten deuren gebeuren. Op een krap en druk plein als de Parade is dat een flinke uitdaging. Bovendien wilden we het theater zo goed mogelijk benutten: een aanzienlijk deel van de inkomsten komt namelijk uit commerciële verhuur, zoals van het theatercafé aan de voorzijde van het pand. Daar wil je dan niet te veel ruimte van inpikken voor het lossen van spullen.
Over grenzen springen
Hoe pak je dat nu aan? Dit zijn precies de uitdagingen waar ik als projectmanager blij van word. Dit vraagt om een niet zo rechttoe rechtaan oplossing, waar we ons samen met experts in vastbijten. In dit geval selecteerden we een ontwerpteam met ervaring in de theaterwereld. We analyseerden alle mogelijkheden, mét daarbij de kaders vanuit onze opdrachtgever, gemeente ‘s-Hertogenbosch, onder de arm. Zo kwamen we tot de juiste oplossing voor dit unieke theater: een uitschuifplateau dat met vrachtwagen en al het theater in gaat, direct grenzend aan het zijtoneel waar de attributen en decors moeten zijn. Door de rijrichting is er minimale overlast voor de gebruikers van de Parade, bezoekers van het theater en de chauffeur. Door de keuze voor een plateau blijft bovendien een maximale hoeveelheid commerciële (gevel) en terrasruimte beschikbaar voor verhuur.
De les die ik hieruit trek, is: voor een goede oplossing moet je soms over grenzen springen. De keuze voor een plateau drukte namelijk zwaarder op het budget dan vooraf was vastgesteld. Maar doordat we met deze keuze de verhuurmogelijkheden van het theater optimaal hielden, konden we dat goed verantwoorden. Ook dat is een taak van een projectmanager: een zo goed mogelijke balans zoeken in wat onze opdrachtgever wil, en wat kan. Vanwege de technische achtergrond van de projectmanagers van Stevens Van Dijck, zijn we ook in staat om de juiste vragen te stellen. En om de belangen goed te prioriteren.
Continu meebewegen en aanpassen
In de zomer van 2018 gaf de gemeente ‘s-Hertogenbosch ons opdracht om – samen met een externe projectleider vanuit de gemeente – de uitvoering van het project in gang te zetten. Inmiddels was bekend dat architectenbureau NOAHH het theater zou ontwerpen. Daaromheen formeerden we een ontwerpteam, waarvoor we ook de gemeente als opdrachtgever, en de facilitair manager van het theater – als vertegenwoordiger van de eindgebruiker – uitnodigden. Van schetsontwerp naar voorlopig en vervolgens definitief ontwerp: elke fase zorgden we dat we steeds een stuk verder kwamen, door te toetsen aan de kaders en behoeften die er waren. Complicerende factor was daarbij corona. Ik geloof dat het ontwerpteam elkaar tijdens de uitwerking van het definitief en technisch ontwerp maar zelden live heeft gesproken. Dat zorgde wel voor een andere dynamiek dan ik gewend ben.
Doordat de doorlooptijd van plannen naar uitvoering relatief lang was, haalde de werkelijkheid ons soms in. Dan moesten we terug naar de rekentafel. Zo waren er programmatische aanpassingen: zoals het eerdergenoemde uitschuifplateau – een goede, mooie, maar ook duurdere keuze dan een standaard laad- en losplatform – en theaterverlichting in LED – prijziger, maar absoluut onmisbaar voor een duurzaam theater van de toekomst. Natuurlijk nemen we hiervoor marges op in de begroting. En wanneer de kosten veel hoger zijn, gaan we terug naar de stuurgroep en de – in dit geval – ambtelijk opdrachtgever, namelijk de Bossche wethouder van cultuur. Het was erg fijn dat de extern gemeentelijk projectleider zich bezighield met de bestuurlijke zaken, waardoor ik de handen vrij had voor de ontwerp- en bouwtechnische voortgang van het theater.
Not done, wel nodig
Soms moet je als projectmanager ook onorthodoxe keuzes durven maken. Als de kwaliteit en voortgang van het project daarom vragen, natuurlijk. En dat was bij dit project het geval. Vanwege de complexiteit kozen we hier voor samenwerking in een bouwteam. Zo konden we de aannemer al in de ontwerpfase mee laten denken als adviseur, nog voor bestek en tekeningen af waren. In een vroeg stadium toetsten we of de gemaakte keuzes financieel en technisch haalbaar zouden zijn.
Een bouwteamovereenkomst is uitdrukkelijk nog geen aanneemovereenkomst. Wel leg je doorgaans vast dat áls de bouwteamaannemer zich aan de regels en kaders houdt, hij de opdracht ook gegund krijgt.
Maar terwijl we de verschillende ontwerpfases met elkaar doorliepen, en het definitieve ontwerp steeds duidelijker werd, bemerkte ik twijfel bij de aannemer. Zou het project er eigenlijk wel komen? Ging het allemaal wel door? Je moet je voorstellen: deze aannemer paste bijzonder goed bij dit specifieke bouwproject. Maar het was ook een grote klus voor hem, als middelgrote partij. Het mogelijk wegvallen daarvan was in bedrijfsmatig opzicht voor deze aannemer een groot risico.
Zijn twijfel was begrijpelijk. Omwonenden van het theater procedeerden tegen de bouwvergunning. Zij waren niet blij met de komst van het nieuwe theater. Inmiddels lagen de processtukken bij de Raad van State, en liep het project flinke vertraging op. Aan de andere kant was er voldoende grond om te verwachten dat de Raad positief zou besluiten over het theater: de voorzieningenrechter had de bezwaren van omwonenden verworpen, en de beste juristen van de gemeente werkten mee aan dit proces. Voor mij was helder: als we nú niet zorgen dat deze aannemer aan boord blijft, hebben we een heel groot probleem.
En daarom sloten we met de aannemer al aan het eind van de DO-fase een aanneemovereenkomst. Dat gebeurt eigenlijk nooit en is in ons vakgebied dus ook not done. Maar nu was het wel nodig, om de aannemer zekerheid te geven over deze grote klus. En natuurlijk zaten in die aanneemovereenkomst ook ontbindende voorwaarden, net zoals die in de bouwteamovereenkomst zaten. Maar voor de aannemer gaf dit voldoende vertrouwen, en hij besloot aan boord te blijven.
Voor mij was dit een belangrijke les. Dat zoiets ogenschijnlijk kleins – want was nu (netto) per saldo het verschil tussen die bouwteam- en aanneemovereenkomst? – voor de aannemer toch een wereld van verschil kon maken. Als projectmanager leer je elke dag bij. Ik moet creatief zijn, mét mijn technische kennis als basis, en altijd een paar stappen vooruit denken. Flexibiliteit in wat kan en mag is noodzakelijk, om daar vervolgens namens de opdrachtgever het voortouw in te nemen. Alles om een goed gebouw op te leveren, liefst zelfs nog beter dan de opdrachtgever in eerste instantie zelf gedacht had. Maar wel binnen de kaders die vooraf gesteld zijn.
Wat we bedachten, werkt!
Inmiddels is het theater af, en zijn de eerste voorstellingen achter de rug. Daar ging ik natuurlijk graag kijken. De voorstelling begon bijna, de foyer liep steeds verder vol. Op de trappen en bij de garderobe was het druk. De doorstroming naar de toiletten verliep soepel. De sfeer was goed. Het was ontzettend gaaf om te zien dat wat we bedacht hebben, ook werkte. Dat bijvoorbeeld de crowdsimulaties die we maakten – met het oog op bezoekersstromen voor en na voorstellingen en tijdens pauzes – aardig accuraat waren. En natuurlijk: samen met het team strijken we nog de laatste zaken glad. Zodat er straks, als het theater écht officieel open gaat, alles ook in de praktijk perfect werkt. Bovendien zorgen we voor een warme overdracht van het beheer van alle techniek en systemen naar het facilityteam van Theater aan de Parade. En als dat allemaal geregeld is, pas dan stappen wij er tussenuit. Om met gepaste trots terug te kijken op dit project, en met nieuwe energie te starten aan het volgende.
