Bouwen in de zorg is een aparte tak van sport. Eén die we graag en vaak beoefenen, met het DNA van Stevens Van Dijck als leidraad. Maar wat is dan precies onze aanpak als het gaat om projecten in de zorg? Met programmamanager Eelco Braakman zoomen we in op een deel van onze samenwerking met Amsterdam UMC (tot 2018 VUmc en AMC).
Eelco, je loopt nu een aantal jaar namens Stevens Van Dijck bij Amsterdam UMC rond als interim-programmamanager groot onderhoud. Wat houdt je werk in?
“Voor de afdeling Projecten van de dienst Huisvesting, Vastgoed & Techniek geef ik leiding aan een team projectleiders. Samen zorgen we ervoor dat het programma voor langetermijnonderhoud wordt uitgevoerd op locatie AMC aan de Meibergdreef.”
Wat maakt deze functie interessant?
“Heel veel factoren. Allereerst: in de zorg werk je altijd in een operationele omgeving. Je kunt niet zeggen: we zetten het ziekenhuis even uit, zodat wij het onderhoud kunnen doen. De zorg gaat gewoon door. Dat heeft impact op alle processen: logistiek, elektra, hygiëne enzovoorts. In een academisch ziekenhuis is dat nog complexer dan in andere zorginstellingen. Hier lopen zorg, onderwijs én onderzoek door elkaar. Dat vraagt wat van de projectplanning. Stel dat wij tegen onderwijs zeggen: je moet het in oktober met een collegezaal minder doen. Dat gaat niet. Want dat kost gewoon geld. Een van de onderzoekslabs heeft een duurproef op de planning, die minimaal een jaar duurt. Dan weet je al: daar kunnen we voorlopig niet terecht.”
Amsterdam UMC is nog niet zo lang geleden ontstaan vanuit een fusie. Wat merk je daarvan?
“We zitten nog vol in het harmonisatietraject. Dat betekent dat de activiteiten van de ziekenhuizen worden gecentraliseerd. Bijvoorbeeld: oncologie volledig op locatie VUmc en de spoedeisende hulp enkel op locatie AMC. Het gebruik van vierkante meters verandert daardoor. Dat heeft ook effect op het onderhoudsplan. Als je bijvoorbeeld weet dat een vleugel wordt afgestoten, hoef je daar niet meer veel geld in onderhoud te investeren. Tenzij de afbraak pas over tien jaar volgt. Het is dus echt schuiven met puzzelstukken en steeds weer anders. Ik vind dat supergaaf om te doen.”
Je geeft leiding aan projectleiders. Wat geef je hen mee?
“Een bepaalde sensitiviteit, oog voor de zachte kant van processen. Daar heb ik de projectleiders op gecoacht. Laat ik een voorbeeld noemen: de lampen op een verpleegafdeling moeten worden vervangen. Je kunt dat dan een week van tevoren bij die afdeling over de schutting gooien en aan de slag gaan. Maar geloof me: dat zorgt voor weerstand. En bovendien: wij zijn niet het primaire proces in het ziekenhuis. Dat is de zorg. En wij zijn daar dienend aan. Dat betekent dat je je als projectleider dus ook best wel dienstbaar mag opstellen. Bijvoorbeeld door zo’n afdeling al veel eerder mee te nemen in het onderhoud dat komen gaat. Te vragen hoe we het voor elkaar zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. En als we er dan tóch zijn, of ze misschien nog andere onderhoudspunten hebben die we meteen mee kunnen pakken. Dat is best een verandering in werken en denken voor een aantal projectleiders. Daarom ontwikkelen we een toolbox die hen daarbij helpt. En mogen ze altijd om ondersteuning vragen, als dat nodig is.”
Waar ben je trots op?
“Dat het in de onderhoudsprojecten steeds beter lukt om met elkaar samen te werken. Niet alleen met bezoekers, patiënten en medewerkers, maar ook met afdelingen die betrokken zijn bij een onderhoudsproject, zoals financiën en beheer. Het nieuwe projectproces van Amsterdam UMC is nu meer geënt op co-creatie, in plaats van dat ieder zijn ding doet vanaf een eigen eiland.”
En, werkt dat?
“Elk begin is lastig. Iedereen wil zijn werk zo goed mogelijk doen. Maar mijn motto is: begin eerst eens met een zeven, een versie 0.1, en leg die voor aan betrokkenen in de organisatie. Het is heel vervelend als je hard hebt gewerkt aan iets dat in jouw ogen helemaal perfect is, maar dan niet blijkt te voldoen aan wat de ander wil of nodig heeft. Ik zeg ook vaak: ga nu eens samen achter die computer zitten in plaats van steeds mails heen en weer te pingpongen. Je begrijpt elkaar gewoon beter als je elkaar live spreekt. Het is misschien spannend om die stap te zetten, of het voelt omslachtiger, maar uiteindelijk werk je juist efficiënter en prettiger samen. Benut je elkaars expertise beter en je komt samen misschien wel tot een 10,5. Door het te doen, ervaren mensen dat het zo werkt. Daarom blijf ik daar ook op hameren.”
Op een bepaald moment houdt deze interim opdracht bij Amsterdam UMC op. Wat laat je nog meer achter?
“Met het team hebben we gezorgd voor standaardisatie van de uitvoeringsnotities. De locaties AMC en VUmc deden dat ieder op hun eigen manier. Veel informatie was versnipperd, waardoor je het risico liep dat een aannemer door de bomen het bos niet meer kon zien. En dat heeft dan weer effect op de uitvoering van een project en de prijs. Er zijn nu drie documenten: een standaard voor het programma van eisen, een moederbestek en een procesdocument waarin de voorwaarden voor alle relevante processen in het ziekenhuis zijn vastgelegd. Hierbij kwam ons netwerk vanuit Stevens Van Dijck goed van pas. Naast inventariseren bij Amsterdam UMC zelf, belde ik ook met collega’s bij andere UMC’s zoals het Erasmus en Radboud. Hoe pakken ze het daar aan? Dat zorgde voor leerzame en bruikbare informatie. Inmiddels ligt er een conceptversie van de documenten. De planning is dat de projectleiders er na de zomer definitief mee aan de slag kunnen.”
Hoe ga jij zelf weg?
“Tevreden. Natuurlijk: ik heb niet heel de wereld veranderd. Voor sommige dingen is nu eenmaal een lange adem nodig. Maar ik heb met het team wel veel in gang gezet. En ambassadeurs gecreëerd die de kar hopelijk blijven trekken. De reorganisatie die uit zo’n fusie voortkomt, kan zomaar tien jaar duren. Maar iedere stap in de goede richting is er een. En ik ben blij dat we daar vanuit Stevens Van Dijck aan bij konden dragen.”
Maud Ligtvoet (manager projecten bij Amsterdam UMC, locatie AMC) blikt terug op de samenwerking met Stevens Van Dijck:
“Afgelopen jaar bouwden we een nieuwe chemiestraat – een volledig geautomatiseerde productielijn van allerlei apparaten die bloedmonsters analyseren. Die ‘straat’ gaat 24/7 door, 365 dagen per jaar. Als we de oude chemiestraat dan tóch vervangen, bedachten we, kunnen we ook meteen het nodige onderhoud op die plek doen. Dat zorgt voor lagere kosten en, misschien nog wel belangrijker, minder overlast. Het was een megaproject, waarbij heel veel verschillende facetten kwamen kijken. De dienstverlening moet wel doorgaan en we hebben maar beperkt ruimte. Maar het is ons gelukt. Daar ben ik trots op.
Het integrale, coöperatieve denken is met de inzet van Eelco verder ingebed en aangejaagd. Hij coacht collega’s in een andere manier van denken en werken. Daarnaast combineert hij technische kennis met een goed gevoel voor bestuurlijke, strategische lijnen. Belangrijk, want zo krijgt hij mensen mee in de plannen. En dat dan op een rustige, maar trefzekere manier. Het zorgt ervoor dat mensen in de praktijk merken dat samenwerking tussen afdelingen en disciplines uiteindelijk veel oplevert. Natuurlijk, we zijn er nog niet. Maar een goed voorbeeld als met de chemiestraat helpt wel om draagvlak te creëren en werkzaamheden zoveel mogelijk te integreren.
Ik heb in het ziekenhuis voor locatie AMC twee grote portefeuilles onder mijn hoede: onderhoud en nieuwbouw/herinrichting. Eelco ondersteunt op het stuk onderhoud. Op regelniveau stuurt hij de projecten aan, en rapporteert aan mij. Er is een meerjarenplan, waaruit we voor ieder jaar een concrete planning destilleren. Daar hangt een budget aan. Belangrijk is dat we onze financiële voorspelbaarheid vergroten en de budgetten optimaal benutten voor goed onderhoud van het ziekenhuis. Maar omdat het om grote bedragen en omvangrijke projecten gaat, is dit soms een uitdaging. Daar hebben we samen met Eelco flinke stappen in kunnen zetten. Er is nu een dashboard met duidelijke stuurinformatie, waardoor we tijdig bij kunnen sturen. Eelco werkt op dit moment nog bij ons. Hij is interimmer, en we zijn nu op zoek naar iemand die zijn functie vast kan invullen. Met de basis die hij hier mede heeft gelegd, kunnen we gelukkig goed vooruit. Ook als hij straks weg is.”
